Cómo utilizar el "time blocking" si te dedicas a las ventas.

¿Alguna vez has sentido que el día se te escapa entre reuniones, llamadas, correos electrónicos y mensajes de whatsapp?

Si tu respuesta es SI, esto te interesa.

¿Te has preguntado alguna vez cómo puedes organizar tu tiempo para vender más y mejor?

¿Cómo puedes evitar distracciones y mantener el enfoque en lo que realmente es importante para ti?

Y, ¿qué herramientas puedes utilizar para optimizar tu trabajo?

¡Cuántas preguntas ¿no?!

Si quieres saber las respuesta te invito a que leas este artículo hasta el final porque te compartiré un plan de acción para que implementes la técnica del TIME BLOCKING hoy mismo.

Imagina que cada tarea de tu vida es una reunión con uno de esos clientes importantes.

Si esa tarea la pones en tu calendario, la respetas, si no lo haces, corres el riesgo de dejarla para más adelante y puedes incluso olvidarte de ella.

El time blocking es eso: bloquear tu agenda en franjas o en periodos de tiempo específicos para realizar cada actividad importante de tu día.

Implementando el time blocking conseguimos una mayor productividad porque conseguimos eliminar distracciones, además de enfocarnos mejor en cada una de las tareas que tenemos planificadas, con lo que también conseguimos sentirnos menos estresados porque tenemos la sensación de tener nuestro tiempo bajo control y sabemos qué hacer en cada momento y cuando.

¿Te ha pasado que a primera hora has revisado tu correo electrónico, luego has atendido alguna llamada, has contestado algún mensaje de whatsapp y, como tenías el teléfono móvil en la mano, has aprovechado para darte un paseo por facebook o Instagram y luego te has lamentado? Son las 10 de la mañana y n has conseguido avanzar en tus tareas, y claro, ya vas tarde.

Sin comerlo ni beberlo, has malgastado más de una hora de tu mañana, lo que hace que todo lo demás vaya con retraso.

Te voy a dar una regla de oro para no malgastar tu tiempo:

• Asigna bloques de tiempo según tu nivel de energía y la disponibilidad de tus clientes.

En mi caso, que no tiene porque ser el tuyo, la disponibilidad de mis clientes se centra, normalmente por las mañanas con lo que intento agendar las reuniones por la mañana. En tu caso, no tiene porque ser así, pero sí debes adecuar tus horarios a la disponibilidad de tus clientes.

Eso si, a primera hora debes echar un vistazo a tu agenda para saber exactamente a quien debes visitar y de qué debes hablar con cada uno de tus clientes, cosa que es necesario preparar la tarde anterior, justo antes de acabar la jornada laboral.

Resérvate el tiempo necesario durante la mañana para hacer alguna llamada, en el caso que debas hacer seguimiento o concertar alguna visita con algún cliente que haya manifestado o que sepas que la mejor hora para realizar una llamada sea por la mañana.

No obstante, si has dedicado la mañana para mantener reuniones con clientes, necesitarás reservarte algún tiempo para hacer seguimiento, llamadas telefónicas, contestar correos electrónicos o mensajes de whatsapp. Este tiempo puedes reservártelo por la tarde.

Hasta aquí debería quedarte una agenda con tiempo suficiente para reuniones, para prospectar prsencialmente en el supuesto caso de que algún cliente potencial o prospecto esté en tu ruta y te hayas reservado algún tiempo para hacer ese tipo de visitas y con tiempo para hacer seguimiento así como hacer alguna llamada para agendar alguna reunión para el día siguiente.

Llegados hasta este punto, aprovecho para recomendarte que, si tienes alguna reunión concertad , es importante que te asegures de que el cliente esté disponible y pueda atenderte enviando un mensaje de recordatorio. Recuerda que este mensaje debe ser personalizado, no uses plantillas generalizadas.

En el mejor de los casos, te asegurarás de que el cliente te atenderá y en el peor, si el cliente no pudiera atenderte, podrás utilizar ese tiempo para otra visita.

Algunas herramientas que puedes serte de utilidad son:

Google Calendar: Es la que utilizo yo y es una herramienta que te facilita mucho programar tu trabajo en bloques de tiempo.

Además, es gratuito, solo tienes que tener una cuenta gmail.

También es importante que utilices un CRM, hay diversos en el mercado y muchos de ellos tienen una versión gratuita que, si estás empezando, son ideales y te permiten hacer seguimiento de clientes y oportunidades y automatizar tareas, cosa que te ahorrará tiempo que podrás utilizar para tareas más productivas. Algunos de estos CRM son: Hubspot, Pipedrive, Streak, entre otros.

Existen algunas aplicaciones que te ayudan a organizar tareas y prioridades, yo he probado algunas como Notions, Trello o TodoIst, pero debo confesar que soy de los que le gusta escribir a mano y utilizo un cuaderno a modo de Bullet Journal para organizar mis tareas.

Sea como sea, configura alarmas o recordatorios antes de cada boque para mantenerte enfocado.

Te propongo un ejercicio práctico en 3 pasos:

Con el calendario delante… hazte estas tres preguntas:

¿Cuándo harás llamadas?

¿Cuándo harás reuniones o visitas comerciales?

¿En qué momento harás seguimiento?

Si sabes que tus clientes están más disponibles a una hora determinada, este debe ser el bloque para hacer llamadas, lo ismo con tus reuniones y tus seguimeientos.

2. El segundo paso es eliminar las distracciones. 

Te recomiendo que actives el modo “NO MOLESTAR” en tu teléfono móvil para no interrumpir los bloques que hayas programado.

Cierra las pestañas innecesarias de tu ordenador si estás trabajando con él y evita las redes sociales.

Usa un temporizador, todos lo teléfonos tienen uno. Si quieres acabar el bloque que te hayas planificado en un tiempo determinado, programa el temporizador para que te avise, y si el bloque es de varias horas, puedes usar la técnica pomodoro (20-50 minutos de trabajo enfocado, 5-10 de descanso) Créeme, tu mente te lo agradecerá.

  3. El tercer paso que te propongo es que evalúes y revises lo que has hecho durante el día:

Al final del día puedes revisar lo que funcionó y lo que no.

¿Pudiste cumplir con todos los bloques?

¿Dónde te distrajiste?

¿Necesitas ajustar tus bloques de tiempo, tus horarios según tu flujo de trabajo?

Como siempre, esto es sólo teoría, aunque te puedo asegurar que a mi me funciona, bien, a veces no logro cumplir con los bloques de tiempo, pero para eso está el tiempo dedicado a la revisión y ajuste.

Te propongo que pruebes esta técnica durante una semana y me digas si has conseguido cambiar tu productividad.

Me encantaría poder comunicarme contigo. Escribe tu comentario y debatiremos sobre el tema. ¿Usas alguna herramienta diferente? Dime cuál...

Te invito a que visites mi canal de YouTube para escuchar el Podcast "Vende sin límites" donde encontrarás más consejos sobre ventas.

https://www.youtube.com/channel/UC0nOX26_IWGwuqZhhaETXJw